Reprise d’un article initialement publié le 03 novembre 2018.

S’organiser permet de faire des choses qu’on s’imaginait impossibles

Il y a quelques temps de cela, je me suis rendu compte que je ne menais pas à bien beaucoup de mes projets et envies. Non pas par manque de motivation, mais surtout parce que je passais d’un sujet à un autre, sans structure et sans planification. Résultat, je ne finissais pas grand-chose, et il m’était difficile de mener un projet à son terme. Car être curieux c’est bien, mais un des effets pervers c’est qu’on zappe souvent d’un sujet à un autre et on finit par oublier, par mettre de côté, ce sur quoi nous nous étions concentrés jusqu’alors.

Devant ce constat, j’ai alors cherché à m’améliorer, et j’ai donc regardé ce qui se faisait en matière d’organisation pour avoir une structure, un cadre qui me permettrait d’être plus efficace et plus structuré dans mes projets. En formalisant un cadre, l’idée est de ne plus à avoir à réfléchir à où j’en suis dans mes projets, quelles tâches je dois réaliser pour avancer et identifier rapidement ce que je peux faire de pertinent dès que j’ai 5, 10 ou 15 minutes devant moi.

Parmi les sources que j’ai consultées, nombreuses sont celles qui sont très connues (du moins de ceux qui s’intéressent un tant soit peu à l’organisation). J’ai donc lu plusieurs ouvrages dont « S’organiser pour réussir » la célèbre méthode GTD de David Allen, et « 18 minutes pour être efficace » de Peter Bregman, qui sont ceux qui m’ont le plus apporté. J’ai aussi écouté des podcasts et des conférences sur la notion d’objectifs ou encore parcouru le net à la recherche de méthodes diverses et variées qui ont pu faire leurs preuves chez mes congénères ou l’industrie, comme par exemple les routines quotidiennes, le Bullet Journal, la méthode Kanban ou encore le Time Blocking. Fort de tous ces systèmes d’organisation, j’ai fini par mettre au point une recette, par élaborer une formule qui fonctionne pour moi.

Les méthodes sont une chose, mais les outils nécessaires à leur mise en œuvre en est une autre. Pour faire le tour de ceux qui existent et les tester, il m’a aussi fallu faire pas mal de recherche et de tests. D’abord parce que de nombreuses solutions existes, de plus ou moins bonne qualité, mais surtout parce qu’il me fallait trouver celles qui soient adaptées à ma façon de faire et à mes environnements analogiques et numériques. Les solutions que je vais mentionner ici sont celles que j’ai fini par adopter, mais rien ne dit que ce sont celles qui vous seront les plus utiles ! Tout dépend de votre environnement numérique personnel, de vos goûts et de vos habitudes. Je ne peux que vous inciter à tester vous aussi plusieurs solutions pour trouver celles qui vous correspondent et ainsi les adopter complètement. Sachez que ces choix ne sont pas à faire à la légère, car vous utiliserez ces outils quotidiennement, et que transférer les infos d’un outil à un autre n’est pas forcément chose très aisée.

Ce sont cette formule et ces outils, que je propose de vous partager ici.

Au départ, il y a les objectifs :

Se fixer des objectifs, réaliser tel ou tel projet n’est pas forcément l’objet de ce billet. Pourtant, tout ce qui va suivre est vide de sens si vous ne vous êtes pas encore fixé de but à atteindre. L’intérêt même de la méthode que je vais décrire ici est d’atteindre ces objectifs. Il sera donc nécessaire qu’ils soient clairement établis et réalistes.

Vous trouverez facilement de nombreux articles, livres et autres contenus, qui vous expliqueront comment définir vos propres objectifs, et comment les formaliser. Je reviendrai sans doute dans un autre billet sur ce sujet plus tard. En attendant, et pour que ce qui va suivre ait un sens, il vous faudra réfléchir à ce que sont vos objectifs, combien de temps vous vous accordez pour les réaliser, et si possible de les quantifier. Vos objectifs doivent être clairs, ils doivent être mesurables, et surtout ils doivent comporter une échéance. Par exemple : créer un site de e-commerce pour vendre mes créations en six mois, apprendre à jouer des titres simples au piano avant la fin de l’année, courir 12 km deux fois par semaine avant l’été prochain.

Votre objectif peut aussi concerner une habitude à acquérir. Vous souhaitez vous coucher plus tôt, passer moins de temps sur les réseaux sociaux, lire minimum 30 minutes par jours, marcher 10 000 pas par jours ? Grâce aux habitudes, vous pouvez atteindre facilement ce type d’objectif.

Qu’importe donc ce que vous souhaitez réaliser, ce qu’il faut c’est être capable de mesurer vos progrès et fixer une échéance.

Voyons maintenant le système que j’ai mis en place, et qui fonctionne pour moi, pour atteindre mes objectifs.

Les Routines :

Je ne sais plus exactement où et quand j’ai découvert la notion de routines et d’habitudes, mais il m’a fallu un certain temps pour en percevoir la véritable force. Le principe est redoutablement simple : faire plus ou moins quotidiennement une tâche qui nous tient à cœur, prendre l’habitude de faire quelque chose le plus régulièrement possible.

J’ai adopté le principe des routines quand je me suis rendu compte qu’il y avait des choses sans grand intérêt que je faisais tous les jours, et qu’à contrario je ne prenais pas le temps de faire des choses qui me tenais à cœur. Or certaines de ces envies n’étaient pertinentes que si je les réalisais quotidiennement ou du moinstrès fréquemment. Certaines d’entre elles n’avaient d’ailleurs aucun intérêt si je ne prenais pas le temps de les faire régulièrement. 

Avec des exemples ce sera beaucoup plus clair. Et quels meilleurs exemples que les routines que j’ai moi-même mis en place. 

Remplir quotidiennement mon Bullet Journal : En matière d’organisation, c’est bien quand un objectif est, comme expliqué plus haut, clairement exprimé, mais c’est encore mieux  quand on peut faire un point régulier sur sont avancement et de faire en sorte d’y consacrer suffisamment de temps. C’est la raison pour laquelle j’utilise le Bullet Journal. Je reviendrai plus loin dans cet article en détail sur le Bullet Journal (aussi appelé par contraction BUJO), car il fait partie intégrante de mon système d’organisation. C’en est même la clé de voute. Mais pour qu’il soit pertinent, ce BUJO doit être complété quotidiennement. C’est donc fort logiquement qu’il a rejoint mes routines quotidiennes.

Comme je suis quelqu’un de curieux et que j’adore apprendre des choses, me former fat aussi partie de mes routines. Que ce soit apprendre à utiliser tel ou tel logiciel, à programmer avec un langage informatique en particulier, ou parfaire ma formation professionnelle, les sujets ne manquent pas. Là aussi il m’est apparu pertinent d’intégrer des « séances » de formation à mes habitudes. Je ne consacre pas forcément un temps très long à ces séances de formation, 15 à 20 minutes environ, mais au bout du compte, j’y passe plusieurs heures par ans !

Autre exemple des routines que j’ai mis e place, le traitement de mes notes. J’utilise beaucoup OneNote de chez Microsoft pour mémoriser, noter, une multitude de chose au cours de ma journée ou au cours de mes excursions sur le net : article qui me semble intéressant, information à ne pas oublier, millésime dont je souhaite garder une trace, bref, tout un tas d’éléments que je mets de côté avec pour objectif de les consulter plus tard. Or, cumuler des informations, c’est bien, mais traiter ces informations pour les trier et les transformer en tâche, c’est mieux. J’ai donc intégré à mes routines le traitement de ces notes. Ce traitement consiste à reprendre chacune d’entre elle, et de , soir les archiver dans un classeur spécifique, s’il ne s’agit que d’une adresse utile ou une information qui ne nécessite pas d’action immédiate, soit de créer une tâche dans mes todo listes (acheter le millésime, lire cet article etc …).

Sans rentrer dans le détail, mais j’ai aussi dans mes routines : faire mes comptes, lire les news du jour, et enfin faire mon journal personnel.

Peut-être allez vous me dire que je dois forcément passer un temps fou à faire tout ça. Et bien pas tant que ça. D’abord, je dimensionne le temps à y consacrer au temps réel dont je dispose. Par exemple, si je dois faire un gros déplacement professionnel nécessitant de partir tôt, mes routines seront réduites au maximum, voir même supprimées (ce qui je l’avoue est extrêmement rare). De plus les sessions sont assez courtes : 10 à 20 minutes maximum par routine ! Le fait de faire mes comptes très régulièrement a pour vertu que, quand je les fais, ça ne me prend que 5 à 10 minutes maximum. De même, c’est en 5 à 10 minutes que je remplis mon Bujo quotidien, ou que je parcours les news qui m’intéressent.

Finalement les routines qui me prennent le plus de temps, ce sont les formations et mon journal perso, mais on ne parle ici que de 20 minutes maxi. Or, si vous ne consacrez que 15 minutes par jours à, par exemple, lire des livres sur l’histoire de France au moyen-âge, vous y passerez finalement 1h45 par semaine, ou encore 7h30 par mois, 90h00 par an ! Comme le dit l’adage : les petits ruisseaux font les grandes rivières … Pour vous donner un ordre d’idée, je me sui imparti 45 minutes à 1h00 pour ces routines. Et l’investissement vaut vraiment le cout.

Comment je m’organise concrètement : simple, je me lève une heure plus tôt et pour ne pas être déficitaire au niveau de mon sommeil, je me couche une heure plus tôt. Ça y est, j’entends des dents qui grincent. Mais rien ne vous oblige de les faire le matin ! J’en connais qui sont plutôt du soir, et qui ont leurs petits rituels à ce moment là, d’autre qui profitent de la pause déjeuner, ou d’autres encore qui glissent leurs routines dans des pauses au cours de la journée. Peu importe. L’idée c’est de les faire tous les jours, que ça devienne une habitude, un rituel. 

A noter que je ne fais pas quotidiennement toutes mes routines. En fait j’ai instauré un système de rotation. Je m’explique. Seul mon Bullet Journal est une habitude quotidienne au sens strict. J’alterne ensuite les autres routines en fonction du temps dont je dispose. Mon objectif est de faire ces autres routines au minimum 3 fois par semaine.

Le Bullet Journal :

Autre pilier de mon organisation, le Bullet Journal. Mais qu’est-ce qu’un Bullet Journal. Mon but n’est pas de vous l’expliquer ici. Pour en savoir plus, je vous invite à suivre le lien suivant qui vous l’expliquera beaucoup mieux.

https://bulletjournal.com/

http://bulletjournal.fr/

Mais à quoi me sert-il, ce BUJO ? Tout simplement à faire le point sur mes objectifs et mes projets, à en traquer les avancés, et à réfléchir sur les suites à leur donner.

Comme je le précisais un peu plus haut dans ce billet, je suis convaincu que tout part des projets et des objectifs qu’on se fixe. Encore faut-il en assurer un suivi pour ne pas s’éparpiller et pour être sûr de ne pas en mener trop de front. Bref rééquilibrer régulièrement la charge de travail qu’ils représentent par rapport au temps dont on dispose. C’est en partie à cela que me sert le Bullet Journal.

Le suivi des objectifs :

Environ tous les trimestres, je redéfinie mes grandes orientations en priorisant de 3 à 5 objectifs liés ou non à mes projets. Je réfléchie à ces objectifs pour qu’ils soient réaliste et faisable en trois mois ou moins, sachant que parfois ils ne sont que des étapes intermédiaires à des projets à plus long terme. Parfois même, ce sont des objectifs du trimestre précédent qui sont tout bonnement reconduits au trimestre suivant. L’idée en arrière de cela, c’est de prendre 3 ou 4 fois par ans le recul nécessaire pour adapter mes objectifs à mes projets à long terme et à mes envies du moment.

Tous les mois, je tente de quantifier le nombre de session de travail d’environ 1h00 que je vais me fixer pour atteindre mes objectifs, en fonction des impératifs qui vont se présenter à moi (Vie professionnelle, déplacements, vacances, ou autres événements prévisibles). Il s’agit là d’avoir une idée un peu plus précise du temps que je vais pouvoir consacrer à chaque projet. J’essaie d’être réaliste, mais aussi d’être un peu ambitieux. Concrètement, si je vois que le mois à venir est constitué de 4 semaines, je vais me fixer au moins 4 créations de contenu pour mes blogs (podcast, article, vidéo ou autre), 8 séances de sports … etc …

Enfin, toutes les semaines je reprends les sessions de travail que j’ai quantifié pour le mois, et je les positionne dans mon agenda hebdomadaire. Je bloque carrément des plages de mon agenda (principe du Time Blocking) pour être certain de réaliser les tâches liées à mes projets en cours.

Le suivi des routines :

Toujours dans mon Bullet Journal, et dans le même ordre d’idée que pour les objectifs liés à mes projets, je planifie mes routines. En effet je positionne des rappels pour chaque jour de la semaine pour pouvoir les quantifier. Avoir une idée de l’assiduité que j’ai à les réaliser me permet d‘en adapter le nombre. C’est ainsi que j’ai pu me rendre compte qu’à un moment je ne les faisais pas toutes avec autant d’assiduité car je m’en imposais trop. J’ai ainsi pu en réduire la quantité et en baisser la fréquence, m’assurant de ce fait de les réaliser toutes au moins trois fois par semaine.

Les mots directeurs :

Autre fonction de mon Bullet Journal, peut-être un peu plus anecdotique que les précédentes (quoi que …), c’est d’inscrire, au moins toutes les semaines, les mots directeurs que je me suis fixés pour l’année.

Tous les ans je me donne 1, 2 ou 3 mots qui résonneront dans toutes mes actions. Par exemple, cette année mes mots directeurs sont Formation, Focus et Finisher. L’idée en arrière de ça, c’est de me remémorer très régulièrement l’esprit que j’ai souhaité donner à mon année quelque soit l’activité ou le projet. Formation pour me rappeler de prévoir suffisamment de séances de formation dans ma semaine pour assouvir ma curiosité, mais surtout pour parfaire mes connaissances sur certains sujets ; Focuss parce que je sais que j’ai tendance à papillonner, à passer d’un sujet à un autre, d’un livre à un autre ou d’une activité à une autre, ce qui est contre-productif ; Finisher pour aller jusqu’au bout d’une tâche, d’un objectif ou d’un projet que je me suis donné, et pour m’assurer de réaliser mes envies sans zapper à la moindre difficulté.

Bien évidemment ces mots sont les miens pour cette année, et bien sûr, rien n’oblige à en prendre 3 ! N’hésitez par à réfléchir à celui ou à ceux que vous souhaitez vous approprier, qu’ils aient un sens pour vous, dans votre organisation ou votre façon d’être. Ce ou ces mots peuvent aussi correspondre à une envie de travail sur vous-même. J’avais par exemple le mot « écouter » pour me rappeler d’écouter activement mes interlocuteurs, agacé que j’étais de chercher une réponse lors de mes échanges avant même que la personne avec qui je dialoguais ait terminée sa phrase.

Les bilans :

Tout ce que j’ai décrit de mon bullet journal ci-dessus n’aurait pas beaucoup de sens si des bilans réguliers n’étaient pas fait. C’est pourquoi chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre, et bien sûr chaque année je reprends l’ensemble des points développés dans mon Bujo pour faire un point d’étape. L’idée est d’en sortir un bilan quantitatif (nombre de tâches réalisées, nombre de routines faites par rapport à l’objectif théorique …) mais aussi qualitatif.

Le dimanche, avant même de préparer la semaine à venir, je regarde ce que j’ai fait la semaine précédente, et je me pose quelques questions : est-ce que j’ai bien fait toutes les tâches, toutes les étapes prévues pour la réalisation de mes projets et objectifs ? Est-ce que j’ai bien accompli régulièrement mes routines ? Y-avait-il des choses importantes à faire et les ai-je bien réalisées ? Je me demande aussi si de mauvaises habitudes que j’ai ne sont pas venues perturber ma semaine ? Si tel est le cas comment puis-je les combattre ? Qu’est-ce qui a fait que j’étais motivé à la réalisation de mes objectifs, ou au contraire qu’est-ce qui a fait que je ne l’ai pas été comme je le souhaiterais ? Quelles distractions sont intervenues qui auraient pu me dévier de mes projets ? Quels sont les points d’amélioration ? Enfin, et surtout, ai-je été la personne que je souhaite être cette semaine ?

Cette démarche est reprise ensuite à la fin de chaque mois, et de chaque trimestre. Je profite aussi de ces rapports d’étape pour éventuellement modifier mes objectifs : tel projet est-il encore d’actualité ? Dois-je réduire ou au contraire augmenter la voilure ? L’ordre de mes priorités est-il toujours le même ?

Mais le plus grand plaisir avec le Bullet Journal est sans doute le bilan de fin d’année. C’est là où je fais une rétrospective de toutes mes réalisations et de toutes les actions entreprises. Et lorsqu’on s’est tenu à une certaine rigueur, le sentiment de fierté et de travail accompli est immense. On se rend compte de tout ce qu’on a fait, de tous ces projets qu’on a menés à bien, et c’est avec beaucoup de joie et de motivation qu’on s’attaque à une nouvelle année.

Les tâches :

Au bout d’un moment, il faut bien passer à l’action. Les objectifs, les projets les routines qu’on s’est fixé sont alors morcelés et transformés en tâches à réaliser et à planifier.

Personnellement j’utilise Todoist, une application. L’avantage de cette application est qu’elle est multiplateforme. Mais il existe beaucoup de solution de ce type qui font aussi très bien le job. Il n’est même pas indispensable d’avoir une application pour ça, un simple carnet peut faire l’affaire.

En tout cas, grâce à Todoist, j’ai toujours sous la main mes listes de tâches. J’ai bien dit mes listes de tâches car j’ai des listes par projets ou par contexte. D’un simple coup d’œil je vois où j’e suis et ce qui me reste à faire pour mes blogs, mes podcasts, mes tâches professionnelles, mes tâches pour la maison (bricolage, ménage …), etc …

L’utilisation d’un système, quel qu’il soit, pour centraliser ses listes de tâches, doit pouvoir permettre de les avoir tout le temps sur soi. Il devient donc plus facile de s’organiser et de réaliser quelque chose d’utile dès qu’on a un petit peu de temps devant soi. De plus, cela permet de ne rien oublier et de suivre sa progression dans tel ou tel projet. Au bout du compte on est plus efficace.

Mon application de To-Do listes est vraiment le réceptacle de ce que j’ai présenté plus haut (routines, projets, objectifs) mais aussi de tout ce qui vient à moi. Les mails que je reçois sont, s’ils nécessitent une action de ma part, transformés en tâches, les courriers ou autres sollicitations aussi. Dès que j’ai une idée de truc à faire, je la rentre dans mon application. Je suis sûr de ne passer à côté de rien. L’utilisation des tâches récurrente est super pratique aussi. J’utilise cette fonction notamment pour mes routines.

Tous les matins, lorsque je fais mon bullet journal du jour, je pioche dans mes listes de tâches celles que je souhaite faire ce jour-là. J’en choisi 3, que sont celles que je dois faire impérativement et en premier dans ma journée. L’idée c’est que je ne considèrerai pas ma journée improductive si ces trois tâches sont achevées : ce sont mes MIT pour Most Important Things. Ensuite j’en sélectionne 3 autres, moins prioritaires. Ce qui fait qu’en début de journée j’ai 9 tâches à faire : 3 routines (tâches récurrentes), 3 MIT et 3 tâches moins prioritaires.

Au besoin je bloque des plages horaires, tout comme je l’ai fait lors de ma planification hebdomadaire, pour faire ces tâches.

Voilà en gros comment je suis organisé. Il est possible que mes explications aient manqué de clarté. C’est pourquoi je vais accompagner cet article d’un podcast audio et peut-être d’une vidéo pour que vous compreniez mieux l’enchaînement logique des trois outils présentés ici.

Je suis très curieux de connaitre vos méthodes d’organisation. Sont-elles très différentes des miennes ? Profitez des commentaires à cet article pour nous partager vos trucs, et qu’ainsi tout le monde s’approprie les méthodes qui lui corresponde le mieux.

Cet article est aussi disponible en podcast : 

Et sur Youtube :